Estructura de la organización

La estructura organizacional de una empresa u otro tipo de organización, es un concepto fundamentalmente jerárquico de subordinación dentro de las entidades que colaboran y contribuyen a servir a un objetivo común, permite la asignación de responsabilidades de las diferentes funciones y procesos a diferentes personas, departamentos o filiales. La finalidad de una estructura organizacional es establecer un sistema de papeles que han de desarrollar los miembros de una entidad para trabajar juntos de forma óptima y que se alcancen las metas fijadas en la planificación.

El PMBOK define a la estructura de la organización como un factor ambiental de la empresa que puede afectar a la disponibilidad de recursos e influir en el modo de dirigir los proyectos. En las empresas existen tres tipos de estructuras organizacionales:

A. Funcional

Es la estructura organizacional más tradicional. Aquí cada empleado tiene un superior y las personas se agrupan por especialidades en distintas áreas funcionales: ingeniería, construcción, contabilidad, administración, etc. Este tipo de estructuras buscan mejorar la eficiencia en los procesos relacionados con productos de producción masiva, pero no son efectivos para la dirección de proyectos. El Director de Proyecto es el mismo Gerente del departamento funcional. Los proyectos son desarrollados dentro del departamento funcional y la comunicación con otras áreas se hace a nivel de Jefe/Gerente de Departamento.

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL FUNCIONAL
VENTAJAS	DESVENTAJAS
Un sólo jefe	Proyectos sesgados hacia áreas funcionales
Sencilla gestión de especialistas, los recursos están centralizados	Director de proyectos con poca o sin autoridad para gestionar los recursos y el presupuesto.
Trabajo constante y asegurado al término del proyecto	Más que director de proyectos, es un coordinador o facilitador/expeditor

B. Orientada a Proyectos

En una organización orientada a proyectos, el Director de Proyecto y los miembros del equipo suelen trabajar en una misma ubicación geográfica. El Director de Proyecto tiene bastante independencia, autoridad y control total sobre el personal, recursos y financiamiento. Los miembros del equipo tienen como meta el desarrollo completo del proyecto y cuando este concluye van hacia otro proyecto. La comunicación se lleva a cabo dentro del mismo proyecto.

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ORIENTADA A PROYECTOS
VENTAJAS	DESVENTAJAS
Organización eficiente de los proyectos	El personal está asignado solamente al proyecto en ejecución. Cuando este termina quedan en “stand by” hasta que se apertura otro proyecto.
Lealtad hacia el proyecto	Ineficiente utilización de recursos
Comunicaciones mucho más efectivas	No hay especialización en las disciplinas

C. Matricial

Ubicada entre las estructuras funcionales y las orientadas a proyectos se encuentran las estructuras matriciales, En una organización matricial se mantiene la estructura funcional, pero el equipo del proyecto se forma con personas de de distintos departamentos funcionales, los que reportarán tanto a su jefe funcional como al director del proyecto. Este tipo de estructuras organizaciones son las que se recomiendan para una buena gestión de proyectos

Dependiendo del nivel relativo de poder e influencia entre gerentes funcionales y directores de proyecto pueden clasificarse como débiles, equilibradas o fuertes.

1. Las organizaciones matriciales débiles, la autoridad está en manos del gerente funcional y el director de proyecto pasa a ser el de un coordinador o facilitador.

• Un facilitador, gestor o expeditor no tiene autoridad para tomar o hacer cumplir las decisiones, se encarga básicamente de coordinar las comunicaciones y asistiendo al personal
• Los coordinadores de proyectos si tienen cierto poder para tomar algunas decisiones, gozan de cierta autoridad y dependen de un gerente de mayor nivel. 

2. Las organizaciones matriciales equilibradas, el director de proyecto y el gerente funcional comparten el poder y cierta autoridad para tomar decisiones. Existe ya la figura propiamente dicha de un director de proyecto pero aún no le confiere autoridad plena sobre el proyecto ni sobre su financiamiento.

3. Las organizaciones matriciales fuertes, el director de proyecto tiene mas poder que el gerente funcional. El director de proyecto tiene dedicación plena y personal administrativo dedicado a tiempo completo.

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL MATRICIAL
VENTAJAS	DESVENTAJAS
Los objetivos del proyecto se encuentran claramente definidos	Se requiere de una administración adicional
El director de proyecto controla y gestiona eficientemente los recursos	Los miembros del equipo tienen dos jefes
Eficiencia en la utilización de recursos	La asignación de recursos es compleja.
Mejor coordinación del proyecto	El seguimiento y control son más complejos
Mejor comunicación horizontal y vertical	Mayor probabilidad de conflictos
Se mantiene el puesto de trabajo dentro de la organización al finalizar el proyecto	Existe la posibilidad que las prioridades del gerente funcional y el director de proyectos difieran
	Se requiere el uso extenso de procedimientos y políticas

Extraído del PMBOK 5ta Edicion. Tabla 2-1 Pag. 22

La estructura organizacional ayudará al Project Manager a guiarse donde buscará ayuda con los recursos, como se realizará el manejo de las comunicaciones. Es importante poder diferenciar el poder que tiene el Project Manager en cada uno de estos tipos de estructuras, así como las ventajas y desventajas de cada una de ellas.

Fuente:

Estructura organizacional
Estructura Organizacional

La estructura organizacional