La Oficina de Dirección de Proyectos (PMO), como se define en el PMBOK, es una estructura de gestión que forma parte de la organización encargada de estandarizar los procesos de gobierno relacionados con el proyecto y hace más fácil compartir recursos, metodologías, herramientas y técnicas. Dentro de una organización, el rol de la PMO abarcar desde dar soporte hasta ejercer la total dirección de los proyectos, en función del grado de control e influencia en los siguientes tipos:
Tipos de PMO
La función y estructura de la PMO dependen del estado de madurez de la organización. El estándar del PMBOK describe las funciones que tiene la PMO como soporte de los Directores de Proyecto. La PMO es la oficina de proyectos, programas o portafolios y se encarga de crear los procesos de gestión respectivos. Define metodologías y estandariza procesos (procedimientos, estándares, instructivos, plantillas y demás), buscando que las mejores prácticas sean implementadas en los proyectos.
Da soporte, capacita, orienta, supervisa y monitorea el cumpliendo de las metodologías definidas en los proyectos. Se encarga de gestionar la comunicación entre proyectos y los recursos compartidos entre los proyectos dirigidos por la PMO. Puede incluso contar con la autoridad para actuar como un stakeholder integral y elaborar recomendaciones, para terminar los proyectos, mantener los proyectos y programas alineados con los objetivos del negocio, etc.
Las PMOs en la cultura organizacional
El éxito de la PMO dentro de la organización recae principalmente en el compromiso de parte de la gerencia ejecutiva y de una definición clara del rol que esta va a cumplir. Es importante que sea dirigida por profesionales conocedores de los procesos y técnicas propias de la dirección de proyectos.
Aunque pueda parecer que tener una PMO con procedimientos e instructivos definidos añade burocracia a los procesos, tener una oficina dentro de la organización que pueda recopilar las experiencias aprendidas de proyectos pasados para así aplicarlos a proyectos futuros brinda un valor agregado a los servicios que como empresa se puedan ofrecer. Brindan el soporte para la mejora continua de la organización, simplifican procesos y facilitan el acceso a certificaciones internacionales (ISO, OHSAS).
A medida que el Rol de la PMO aumenta su importancia dentro de la organización, mientras se tenga la participación de los otros miembros del proyecto y se reconozca la importancia de su labor en el soporte de los proyectos, y del Project Manager; la PMO evolucionará y junto con ella la organización también.
Fuente
PMBOK 5ta Edición
Oficina de gestión de proyectos
¿QUÉ ES UNA PROJECT MANAGEMENT OFFICE?
PMO: La función y responsabilidades de una oficina de proyectos. caso práctico
Tipos de oficinas de proyectos (PMO)
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