GRUPO DE PROCESOS DE INICIO

Como se mencionó en la entrada anterior: PROCESOS DE LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS, El Grupo de Procesos de Inicio, son aquellos procesos donde se define un nuevo proyecto o fase de un proyecto en marcha. Se definen los objetivos del proyecto, se identifican a los principales interesados, se designa al Director de Proyecto y se autoriza formalmente el inicio del proyecto. 

El Grupo de Procesos de Inicio comprende aquellos procesos realizados para definir un nuevo proyecto o una nueva fase de un proyecto existente una vez obtenida la autorización para su inicio. Aquí se define el alcance inicial y los recursos financieros iniciales. Se identifican los interesados internos y externos al proyecto. Finalmente, si aún no hubiera sido nombrado, se selecciona el director del proyecto. Los documentos principales obtenidos son el acta de constitución del proyecto y en el registro de interesados.

PROCESOS DE LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS

En este post veremos los procesos de la dirección de proyectos indicados en la Guía del PMBOK®. La direccion de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas para el desempeño del proyecto y terminación del mismo.

Un proceso es un conjunto de acciones y actividades, relacionadas entre sí, que se realizan para crear un producto, resultado o servicio predefinido. Cada proceso cuenta con tres partes: Entradas (¿qué datos/información necesito para comenzar el proceso?), Herramientas (¿como proceso las entradas y así obtener las salidas?), y Salidas (¿qué obtengo al final del proceso?). En post anteriores describimos los activos de los procesos de la organización y los factores ambientales de la empresa, ya que estos actuan como entradas en la mayoría de los procesos de la guía del PMBOK. Veremos mas adelante que las salidas de unos procesos son las entradas para otros.

Es parte del rol de Director de Proyectos, y de su equipo, identificar cuales procesos de la Guía del PMBOK sean los adecuados para el proyecto y así alcanzar los objetivos del mismo, mantener las comunicaciones entre todos los interesados; equilibrando las restricciones propias del proyecto. La Guía del PMBOK funciona como marco de referencial sobre el enfoque y metodologías a seguir. Este esfuerzo se conoce como adaptación.

El ciclo de vida del proyecto

Un ciclo de vida es el proceso continuo a través de una serie de etapas o fases de desarrollo. El ciclo de vida del producto es el tiempo que transcurre desde la concepción del producto hasta su retiro del mercado, mientras que el ciclo de vida de un proyecto es la serie de etapas o fases por las que atraviesa un proyecto desde su inicio hasta su cierre. Generalmente a lo largo del ciclo de vida de un producto se originan distintos tipos de proyectos conforme este producto evoluciona y se adapta a las necesidades del mercado durante el tiempo. No debemos confundir ciclo de vida del proyecto con el ciclo de vida de un producto. 

Es importante saber diferenciarlos, así como comprender la diferencia que hay entre el ciclo del proyecto y el proceso de la dirección de proyectos del PMBOK. En resumen el ciclo de vida del proyecto es lo que debes hacer para completar el trabajo, y el proceso de la dirección de proyectos es lo que debes hacer para dirigir el trabajo.

Ciclo del Proyecto

Interesados (Stakeholders)

Los interesados del proyecto, stakeholders en inglés, son aquellas personas o entidades involucradas activamente con el proyecto, o cuyos intereses pueden verse afectados de manera positiva o negativa como resultado de la ejecución o finalización del proyecto o su producto.

Los Factores Ambientales de la Empresa

Hacen referencia a todas las condiciones que no están bajo el control de equipo del proyecto y que influirán significativamente al proyecto de manera favorable o desfavorable. Es la cultura de la empresa y sistemas existentes. Los factores ambientales de la empresa varían ampliamente en cuanto a tipo o naturaleza.

¿Qué son los activos de los Procesos de la Organización?

Son los procesos, procedimientos y políticas establecidas dentro de la organización, así como toda la información histórica de proyectos pasados (planes, precios, cronogramas, información sobre riesgos y gestión en general). A todo este conjunto de información el PMBOK los llama Activos de los Procesos de la Organización y le sirven al director de proyecto como guía para la gestión del proyecto. Son entradas a casi todos los procesos de la dirección de proyectos.

Estructura de la organización

La estructura organizacional de una empresa u otro tipo de organización, es un concepto fundamentalmente jerárquico de subordinación dentro de las entidades que colaboran y contribuyen a servir a un objetivo común, permite la asignación de responsabilidades de las diferentes funciones y procesos a diferentes personas, departamentos o filiales. La finalidad de una estructura organizacional es establecer un sistema de papeles que han de desarrollar los miembros de una entidad para trabajar juntos de forma óptima y que se alcancen las metas fijadas en la planificación.