PROCESOS DE LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS

En este post veremos los procesos de la dirección de proyectos indicados en la Guía del PMBOK®. La direccion de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas para el desempeño del proyecto y terminación del mismo.

Un proceso es un conjunto de acciones y actividades, relacionadas entre sí, que se realizan para crear un producto, resultado o servicio predefinido. Cada proceso cuenta con tres partes: Entradas (¿qué datos/información necesito para comenzar el proceso?), Herramientas (¿como proceso las entradas y así obtener las salidas?), y Salidas (¿qué obtengo al final del proceso?). En post anteriores describimos los activos de los procesos de la organización y los factores ambientales de la empresa, ya que estos actuan como entradas en la mayoría de los procesos de la guía del PMBOK. Veremos mas adelante que las salidas de unos procesos son las entradas para otros.

Es parte del rol de Director de Proyectos, y de su equipo, identificar cuales procesos de la Guía del PMBOK sean los adecuados para el proyecto y así alcanzar los objetivos del mismo, mantener las comunicaciones entre todos los interesados; equilibrando las restricciones propias del proyecto. La Guía del PMBOK funciona como marco de referencial sobre el enfoque y metodologías a seguir. Este esfuerzo se conoce como adaptación.

Los proyectos requieren datos de entrada propios de la organización y del exterior, y producen capacidades para la organización. Los procesos involucrados en el proyecto actualizan los activos de los Procesos de la Organización, con los que se buscaría mejorar la gestión de futuros proyectos.

La 5ta version del PMBOK® identifica 47 procesos, que con parte del conocimiento básico del Director de Proyectos y los agrupa en cinco categorías conocidas como Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos (o Grupos de Procesos). Estos cinco Grupos de Procesos son independientes de las áreas de aplicación y del enfoque de las industrias:

1. PROCESOS DE INICIO: Son aquellos procesos donde se define un nuevo proyecto o fase de un proyecto en marcha. Se definen los objetivos del proyecto, se identifican a los principales interesados, se designa al Director de Proyecto y se autoriza formalmente el inicio del proyecto.
2. PROCESOS DE PLANIFICACION: Son aquellos procesos necesarios para definir el alcance del proyecto y refinan los objetivos. Se desarrolla el plan general para la dirección del proyecto o fase.
3. PROCESOS DE EJECUCIÓN: Son aquellos procesos utilizados para implementar el plan definido en el item anterior. En esta etapa el  Director de Proyecto coordina todos los recursos necesarios a fin de satisfacer los requerimientos del cliente.
4. PROCESOS DE MONITOREO Y CONTROL: Son aquellos procesos en los cuales el Director de Proyecto y su equipo rastrean, revisan y regulan el progreso y desempeño del proyecto, implementando los cambios y mejoras necesarias al plan de ejecución.
5. PROCESOS DE CIERRE: Son aquellos procesos realizados para culminar el proyecto o fases del proyecto. Se  acepta formalmente los entregables del proyecto o fase y se recibe la conformidad del cliente.

Los Grupos de Procesos descritos anteriormente no son independientes entre sí, tampoco es necesario culminar un grupo al 100% para comenzar el siguiente, ya que en la práctica se superponen, se interelacionan entre sí y son iterativos. A largo del desarrollo del Proyecto o Fase los procesos pueden repetirse varias veces. Por ejemplo, el Seguimiento y Control (Procesos de Monitoreo y Control) se realiza para todo el trabajo del proyecto y la dirección del proyecto, se analizan y se identifican variaciones que modificarán al plan inicial (Procesos de Planificación), y por tanto a la ejecución misma (Procesos de Ejecución); y serán monitoreados y controlados nuevamente (Procesos de Monitoreo y Control). La finalidad es culminar el Proyecto o Fase a satisfacción del cliente. 

Existe una gran similitud en la relación de los Grupos de Procesos de la Guía del PMBOK® y los procesos de gestión de la calidad desarrollados por Walter A. Shewhart y W. Edwards Deming en su reconocido ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Act).

Como mencionamos en el post anterior, los Grupos de Procesos no son fases del ciclo de vida del proyecto. Un proyecto se puede dividir en muchas fases, y dentro de cada una de estas pueden llevarse a cabo todos los Grupos de Procesos anteriormente mencionados. La mayoría de los profesionales con experiencia en la dirección de proyectos saben que existe más de una forma de dirigir un proyecto. Los Grupos de Procesos del PMBOK sirven de guía para desarrollar proyectos exitosos.