GRUPOS DE PROCESOS DE CIERRE

El ultimo Grupo de Procesos de los PROCESOS DE LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS es el Grupo de Procesos de Cierre y son aquellos procesos realizados para culminar el proyecto o fases del proyecto a través de todos los Grupos de Procesos de Proyectos, a fin de completar formalmente las obligaciones contractuales del Proyecto o una de sus fases y establece su finalización formal.

GRUPOS DE PROCESOS DE MONITOREO Y CONTROL

En el post PROCESOS DE LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS, se definió al Grupo de Procesos de Monitoreo y Control como aquellos procesos en los cuales el Director de Proyecto y su equipo rastrean, revisan y regulan el progreso y desempeño del proyecto, implementando los cambios y mejoras necesarias al plan de ejecución. Es aquí donde se deben de controlar los cambios y recomendar acciones correctivas o preventivas para anticipar posibles problemas, se monitorean las actividades del proyecto, contrastándolas con el plan para la dirección del proyecto y la línea base establecida.

GRUPOS DE PROCESOS DE EJECUCION

Como vimos en el post PROCESOS DE LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS, el Grupo de Procesos de Ejecución son aquellos procesos utilizados para implementar el plan general para la dirección del proyecto definido en el post anterior. En esta etapa el Director de Proyecto coordina todos los recursos y personal necesarios a fin de satisfacer los requerimientos del cliente y de los demás interesados.

GRUPOS DE PROCESOS DE PLANIFICACION

En el post PROCESOS DE LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS definimos a los PROCESOS DE PLANIFICACION como aquellos procesos necesarios para definir el alcance del proyecto y refinar los objetivos; además es donde se desarrolla el plan general para la dirección del proyecto o fase y los documentos del proyecto que se utilizarán para llevarlo a cabo. De los 47 procesos del PMBOK, el grupo de procesos de planificación contiene 24 de ellos.

Por su misma naturaleza, realizar la planificación del proyecto requiere varias repeticiones e iteraciones. El plan para la dirección del proyecto y los documentos del proyecto, desarrollados como salidas del Grupo de Procesos de Planificación, explorarán todos los aspectos de las áreas de conocimiento (alcance, tiempo, costo, calidad, comunicaciones, recursos humanos, riesgos, adquisiciones y participación de los interesados). Aquí se detalla cómo se desarrollará el proyecto para cumplir con los objetivos, y así sea mas sencillo conseguir la aceptación y la participación de los interesados. Estos procesos expresan cómo se llevará esto a cabo y establecen la ruta, estrategia y tácticas empleadas hasta lograr el objetivo deseado.

GRUPO DE PROCESOS DE INICIO

Como se mencionó en la entrada anterior: PROCESOS DE LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS, El Grupo de Procesos de Inicio, son aquellos procesos donde se define un nuevo proyecto o fase de un proyecto en marcha. Se definen los objetivos del proyecto, se identifican a los principales interesados, se designa al Director de Proyecto y se autoriza formalmente el inicio del proyecto. 

El Grupo de Procesos de Inicio comprende aquellos procesos realizados para definir un nuevo proyecto o una nueva fase de un proyecto existente una vez obtenida la autorización para su inicio. Aquí se define el alcance inicial y los recursos financieros iniciales. Se identifican los interesados internos y externos al proyecto. Finalmente, si aún no hubiera sido nombrado, se selecciona el director del proyecto. Los documentos principales obtenidos son el acta de constitución del proyecto y en el registro de interesados.

PROCESOS DE LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS

En este post veremos los procesos de la dirección de proyectos indicados en la Guía del PMBOK®. La direccion de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas para el desempeño del proyecto y terminación del mismo.

Un proceso es un conjunto de acciones y actividades, relacionadas entre sí, que se realizan para crear un producto, resultado o servicio predefinido. Cada proceso cuenta con tres partes: Entradas (¿qué datos/información necesito para comenzar el proceso?), Herramientas (¿como proceso las entradas y así obtener las salidas?), y Salidas (¿qué obtengo al final del proceso?). En post anteriores describimos los activos de los procesos de la organización y los factores ambientales de la empresa, ya que estos actuan como entradas en la mayoría de los procesos de la guía del PMBOK. Veremos mas adelante que las salidas de unos procesos son las entradas para otros.

Es parte del rol de Director de Proyectos, y de su equipo, identificar cuales procesos de la Guía del PMBOK sean los adecuados para el proyecto y así alcanzar los objetivos del mismo, mantener las comunicaciones entre todos los interesados; equilibrando las restricciones propias del proyecto. La Guía del PMBOK funciona como marco de referencial sobre el enfoque y metodologías a seguir. Este esfuerzo se conoce como adaptación.

El ciclo de vida del proyecto

Un ciclo de vida es el proceso continuo a través de una serie de etapas o fases de desarrollo. El ciclo de vida del producto es el tiempo que transcurre desde la concepción del producto hasta su retiro del mercado, mientras que el ciclo de vida de un proyecto es la serie de etapas o fases por las que atraviesa un proyecto desde su inicio hasta su cierre. Generalmente a lo largo del ciclo de vida de un producto se originan distintos tipos de proyectos conforme este producto evoluciona y se adapta a las necesidades del mercado durante el tiempo. No debemos confundir ciclo de vida del proyecto con el ciclo de vida de un producto. 

Es importante saber diferenciarlos, así como comprender la diferencia que hay entre el ciclo del proyecto y el proceso de la dirección de proyectos del PMBOK. En resumen el ciclo de vida del proyecto es lo que debes hacer para completar el trabajo, y el proceso de la dirección de proyectos es lo que debes hacer para dirigir el trabajo.

Ciclo del Proyecto

Interesados (Stakeholders)

Los interesados del proyecto, stakeholders en inglés, son aquellas personas o entidades involucradas activamente con el proyecto, o cuyos intereses pueden verse afectados de manera positiva o negativa como resultado de la ejecución o finalización del proyecto o su producto.

Los Factores Ambientales de la Empresa

Hacen referencia a todas las condiciones que no están bajo el control de equipo del proyecto y que influirán significativamente al proyecto de manera favorable o desfavorable. Es la cultura de la empresa y sistemas existentes. Los factores ambientales de la empresa varían ampliamente en cuanto a tipo o naturaleza.

¿Qué son los activos de los Procesos de la Organización?

Son los procesos, procedimientos y políticas establecidas dentro de la organización, así como toda la información histórica de proyectos pasados (planes, precios, cronogramas, información sobre riesgos y gestión en general). A todo este conjunto de información el PMBOK los llama Activos de los Procesos de la Organización y le sirven al director de proyecto como guía para la gestión del proyecto. Son entradas a casi todos los procesos de la dirección de proyectos.

Estructura de la organización

La estructura organizacional de una empresa u otro tipo de organización, es un concepto fundamentalmente jerárquico de subordinación dentro de las entidades que colaboran y contribuyen a servir a un objetivo común, permite la asignación de responsabilidades de las diferentes funciones y procesos a diferentes personas, departamentos o filiales. La finalidad de una estructura organizacional es establecer un sistema de papeles que han de desarrollar los miembros de una entidad para trabajar juntos de forma óptima y que se alcancen las metas fijadas en la planificación.

Director del Proyecto

El PMBOK define al Director de Proyecto (Gerente de Proyecto o Project Manager), como la persona asignada por la organización ejecutora para liderar al equipo responsable de alcanzar los objetivos del proyecto. Se enfoca en alcanzar los objetivos del proyecto asignado y a ser proactivo para evitar problemas.

La Oficina de Dirección de Proyectos (PMO)

La Oficina de Dirección de Proyectos (PMO), como se define en el PMBOK, es una estructura de gestión que forma parte de la organización encargada de estandarizar los procesos de gobierno relacionados con el proyecto y hace más fácil compartir recursos, metodologías, herramientas y técnicas. Dentro de una organización, el rol de la PMO abarcar desde dar soporte hasta ejercer la total dirección de los proyectos, en función del grado de control e influencia en los siguientes tipos:

Tipos de PMO

Introducción a la Gerencia de Proyectos - Enfoque del PMI

Como mencionamos anteriormente, la Gerencia de Proyectos como profesión requiere la aplicación de conocimientos y procesos establecidos, los que junto a las herramientas y técnicas adecuadas ayudan a conseguir el éxito de los proyectos en los que participemos.

Estándares para la Gerencia de Proyectos (Parte 2)

A continuación describiremos algunos de los estándares para la Gerencia de Proyectos mas conocidos:

1. Project Managment Body Of Knowledge - PMBOK®. La Guía del PMBOK® es un estándar desarrollado por el Project Management Institute (PMI). Comprende dos grandes secciones, la primera sobre los procesos y contextos de un proyecto, la segunda sobre las áreas de conocimiento específico para la gestión de un proyecto.

Estándares para la Gerencia de Proyectos

Actualmente, la gerencia de proyectos es una disciplina considerada como una competencia básica requerida para todo aquel profesional en la industria y servicios. Durante las últimas décadas esta disciplina se ha desarrollado, y continuamente está evolucionando, mejorando las metodologías por medio de la incorporación de las experiencias de los mismos profesionales que la practican.

A nivel profesional las competencias y métodos a utilizar en este campo se consideran una base muy importante a la hora de enfrentarse a la realización de un proyecto, y estos pueden ser establecidos a partir de las orientaciones de un estándar y de la aplicación de una metodología reconocida o una particular.

Gerencia de Proyectos

La ingeniería es una profesión basada en el uso de los conocimientos científicos para transformar ideas en acción, utilizando eficazmente y productivamente los materiales, recursos y las fuerzas de la naturaleza buscando innovar, inventar, desarrollar y mejorar las técnicas y herramientas a fin de satisfacer las necesidades de las empresas y la sociedad.

El ingeniero utiliza las matemáticas aplicadas, la física, química y otras ciencias, es decir, el conocimiento científico en la solución de problemas real, adecuándose a las limitaciones de tiempo, recursos, requerimientos legales, requerimientos de seguridad, ecológicos, etc.